Contoh Sederhana Menyusun Rencana Kerja Operasional Pelayanan Sirkulasi

Contoh Sederhana Menyusun

Rencana Kerja Operasional Pelayanan Sirkulasi

UPT Perpustakaan UNHAS

Pelayanan Sirkulasi

By jamaluddin

(Pustakawan Madya pada UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin)

1. Latar belakang

 Rencana kerja pelayanan sirkulasi penting dilakukan guna memperoleh pedoman dalam pelaksanaan pelayanan sirkulasi sehingga tujuan dan sasaran yang ditetapkan dapat tercapai.

Pelayanan sirkulasi adalah jenis layanan yang diberikan  kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian pustaka. Ruang lingkup layanan sirkulasi meliputi kegiatan, pendaftaran anggota Unhas maupun Non-Unhas (masyarakat umum), Melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, melakukan penagihan, membuat surat keterangan bebas pinjam, menyusun laporan statistik, dan lain-lain.

2. Tujuan

1.      Memudahkan kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka bagi pemustaka.

2.      Untuk mengetahui bahan pustaka yang sedang dipinjam dan dikembalikkan.

3.      Memungkinkan pengguna mengetahui bahan pustaka yang dipinjam,

4.      Mengetahui siapa yang meminjam, mengembalikkan, terlambat pengembalikka serta siapa pemustaka yang mendapat sanksi

5.      Menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam,

6.       Mendapatkan data-data kuantitatif kegiatan layanan sirkulasi.

           C.    Sasaran

1.        Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.

2.      Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.

3.      Menyediakan sarana penelusuran berupa katalog (OPAC)

4.      Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka

5.      Melayani calon dan anggota perpustakaan.

6.      Melayani peminjaman dan penagihan.

7.      Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.

8.      Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.

9.      Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.

10.  Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.

             D.    SARANA

Sarana yang digunakan dalam Pelayanan Sirkulasi  adalah :

1.      Jaringan komputer

2.      MySipisis Pro Versi Web

3.      Komputer dan printer

4.      Id card electric

5.      Barcode reader

6.      Slip peminjaman

7.      Alat tulis kantor

5. Hasil Yang Hendak Dicapai (outcomes)

Besaran hasil yang akan dicapai dalam kurung waktu satu tahun, Jumlah anggota, transaksi peminjaman, pengembalian, bebas pustaka.

6. Metodologi/prosedur kerja kegiatan layanan sirkulasi
1. Menyusun rencana program kerja layanan sirkulasi
2. Melakukan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
3. Melaksanakan penagihan bahan pustaka yang sudah melewati batas tangal pengembalian
4. Melakukan penjajaran koleksi
5. Menerima denda sesuai yang telah ditetapkan
6. Memberikan surat keterangan bebas pinjam
7. Mengelola administrasi keanggotaan perpustakaan
8. Menerima bahan pustaka baru dari pengolahan
9. Mengadakan bimbingan pemustaka
10. Memelihara alat penelusuran informasi berupa OPAC
11. Membuat data statistic sirkulasi
12. Melayani pinjam – antar perpustakaan
13. Mengadakan kerjasama antara pengadaan dan pengolahan dalam hal merevisi dan pemeliharaan koleksi.
14. Membuat laporan bulanan
7. Uraian Kegiatan Layanan Sirkulasi

1.      Administrasi keanggotaan

a.       Calon pemustaka menunjukkan kartu mahasiswa, fotokopi bukti pembayaran SPP  terakhir (semester yang berjalan).

b.      Calon pemustaka mengisi formulir yang telah disiapkan pustakawan pada bagian sirkulasi.

c.       Calon pemustaka menyerahkan pasfoto warna 2 lembar ukuran 2x3 cm.

d.      Formulir yang sudah diisi dilengkapi dengan  pasfoto dikirim ke Bagian administrasi untuk dibuatkan kartu anggota peminjaman, kemudian diinput  ke pangkalan data peminjaman.

e.       Kartu peminjaman ditanda tangani oleh yang bersangkutan kemudian dicap dan dilaminating.

f.       Petugas menyerahkan kartu peminjaman tersebut kepada pemustaka setelah mendatangani bukti pengambilannya.

g.      Pemustaka  yang menghilangkan kartu peminjaman dapat mendaftar  kembali sesuai butir a – f, dengan dikenakan biaya administrasi Rp. 10.000,- (Sepuluh Ribu Rupiah), sementara kartu yang hilang di non- aktifkan penggunaannya.

2.      Peminjaman

a.       Pemustaka menyerahkan buku yang akan dipinjam.

b.      Pustakawan meneliti kondisi buku dan kelayakannya untuk dipinjamkan.

c.       Pustakawan memproses peminjaman dengan melakukan kegiatan sebagai berikut:

1.     Mengisi slip peminjaman.

2.    pustakawan mencocokkan tandatangan pemustaka yang sah.

3.    Menelusur nomor identitas pemustaka, kemudian pustakawan mencocokkan nomor identitas dan nama pemustaka.

4.    Menginput identitas buku.

5.    Pustakawan membubuhi tanggal pengembalian buku.

6.    Pustakawan menyerahkan buku kepada pemustaka

3.      Pengembalian Buku

a.       Pustakawan menerima pengembalian buku dari pemustaka.

b.      Pustakawan mencocokan identitas buku yang  akan dikembalikan, memeriksa kondisi buku.

c.       Pustakawan memproses pengembalian pinjaman pemustaka dengan kegiatan sebagai berikut:

1.        Pustakawan mengecek tanggal  batas akhir peminjaman pemustaka. Apabila terlambat akan dikenakan denda sesuai peraturan yang berlaku.

2.      Pemustaka menyerahkan uang denda sesuai keterlambatannya dan pustakawan memberi tanda bukti pembayaran denda.

d.  Pustakawan mengembalikan buku ke rak, sepanjang buku tersebut tidak dalam keadaan dipesan oleh pemustaka lain.

e.   Apabila buku yang dikembalikan ternyata terjadi kerusakan akan diproses sesuai aturan yang berlaku.

4.      Perpanjangan

a.       Buku yang dikembalikan dapat diperpanjang kembali, sepanjang pinjaman tersebut dalam keadaan tidak dipesan oleh pemustaka lain.

b.      Buku hanya dapat diperpanjang 2 (dua) masa peminjaman

c.       Buku yang sedang diperpanjang, apabila ada pemustaka lain yang membutuhkan, maka harus segera dikembalikan walaupun masa peminjaman belum jatuh tempo.

d.      Proses perpanjangan sama dengan proses peminjaman.

5.      Kartu Bebas Pustaka

1. Melampirkan surat keterangan bebas pustaka dari fakultas/jurusan
2. Melampirkan kartu pemijaman
3. Melampirkan fotokopi SPP terakhir
4. Melampirkan kartu mahasiswa
5. Mahasiswa mendaftarkan diri di petugas pengambilan bebas pustaka
6. Masa berlaku bebas pustaka selama 2 bulan terhitung mulai tanggal dikeluarkannya.
7. Pustakawan memeriksa data peminjam dalam pangkalan data.
8. Apabila pemustaka memiliki pinjaman dan keterlambatan mengembalikan pinjamannya, maka pemustaka yang bersangkutan mengembalikan semua pinjamannya dan melunasi segala tunggakannya sesuai aturan yang berlaku.
9. Pustakawan memblokir pangkalan data dan kartu peminjaman dilubangi agar tidak dapat dipergunakan lagi untuk meminjam pustaka.

6.      Pemesanan pustaka yang sedang terpinjam

a.       Pemustaka menelusuri buku di OPAC.

b.      Setelah ditemukan informasi bahwa buku yang dibutuhkan sedang terpinjam, maka pemustaka dapat memesan pustaka tersebut di bagian sirkulasi

c.       Pustakawan menyerahkan formulir untuk diisi identitas buku yang akan dipesan.

d.      Pustakawan memproses pesanan tersebut melalui pangkalan data. Ketika buku yang dipesan kembali maka pustakawan menepatkannya pada rak khusus

e.       Pustakawan menghubungi pemustaka yang memesan buku tersebut.

f.       Apabila pustaka tersebut tidak dijemput oleh pemesan dalam 2 hari, maka pustakawan mengembalikannya ke rak.

7.      Penerimaan Buku

a.       Pustakawan menerima dan mencocokkan buku sesuai dengan daftar dari bagian pengolahan.

b.      Apabila sesuai, maka buku tersebut disusun di rak

8.      Statistik

a. Pengunjung

b.Peminjaman

c. Kedaan Koleksi

d.      Bebas Pustaka

e. Anggota :

1.   Mahasiswa

2.Dosen

3.Pegawai

f. Data keterlambatan

g.Data peminjam

h.Data stock opname

H.    Jadwal Pelaksanaan

I.       Diketahui Kepala Perpustakaan

Bagaimana MENYUSUN RENCANA OPERASIONAL PERPUSTAKAAN

Bagaimana MENYUSUN RENCANA OPERASIONAL PERPUSTAKAAN

Oleh : Jamaludin, S.Sos., MM.

(Pustakawan Madya pada UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin)

*) jamaluddinkulle@gmail.com

A. Latar Belakang

Saat ini orang sudah tidak risih lagi bila ditempatkan di perpustakaan. Malah banyak pegawai yang ingin atau bahkan meminta dipindahkan untuk bertugas ke perpustakaan. Hal ini disebabkan karena jabatan fungsional pustakawan  memiliki keuntungan misalnya, naik pangkat bisa setiap dua tahun, ada tunjangan fungsional, levelnya tinggi pada tabel tunjangan remunerasi. Kentungan ini tentu akan menjadi motivator kinerja pustakawan.

Kenaikan pangkat jabatan fungsional pustakawan  dapat diraih bila memenuhi syarat jumlah angka kredit sesuai jenjang jabatannya. Butir  kegiatan yang dinilai memperoleh angka kredit diatur dalam Permenpan no. 132/KEPUASAN/M.PAN/12/2002 dan Keputusan bersama KepPerpunas RI dan Kepala BKN no. 21 & 23 tahun 2003. Disusul Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008, tentang Petunjuk Teknik Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.

Makalah ini akan membahas salah satu butir kegiatan yang ada di dalam peraturan tersebut, yaitu tentang Menyusun Rencana Operasional kegiatan perpustakaan.

Pada Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008, tentang Petunjuk Teknik Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, telah diatur tentang rencana operasional yaitu, rencana program setiap kegiatan yang memuat : latar belakang, tujuan, sasaran, keluaran, metodologi/prosedur kerja dan jadwal pelaksanaan yang akan dikerjakan oleh Pustakawan untuk kurun waktu tertentu, disetujui oleh pimpinan unit kerja Pustakawan atau pejabat yang ditunjuk.

Semua kegiatan kepustakawanan yang dilakukan oleh Pejabat Fungsional Pustakawan adalah semata-mata ditujukan untuk pelayanan kepada masyarakat luas umumnya dan pemustaka pada khususnya, sebagai termuat dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2007, tentang Perpustakaan Bab II, Hak, Kewajiban, dan Kewenangan, Bagian Kesatu Hak, Pasal 5 ayat (1) Masyarakat mempunyai hak yang sama untuk : a. memperoleh serta memanfaatkan dan mendayagunakan fasilitas perpustakaan. Dan lebih ditegaskan lagi dalam Bab V, Layanan Perpustakaan, Pasal 14 ayat (1) Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka.

B. Permasalahan

Dengan memperhatikan uraian sebagaimana tersebut dalam latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : ”Bagaimana cara membuat naskah Rencana  operasional butir-butir kegiatan kepustakawanan ”.

C. Tujuan Penulisan

Ada 2 (dua) tujuan yang ingin dicapai dalam tulisan ini, yaitu :

1. Memberikan pemahaman kepada Pejabat Fungsional Pustakawan betapa pentingnya membuat Rencana Operasional sebagai indikator prestasi kerja yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu.

2. Memberikan masukan kepada Atasan langsung pustakawan dalam melakukan monitoring, dan evaluasi terhadap kinerja Pejabat Fungsional Pustakawan.

D. Kegunaan tulisan

Kegunaan penulisan yang diharapkan adalah tercapainya kemudahan serta terlaksananya penyusunan rencana operasional kegiatan kepustakawanan.

TINJAUAN PUSTAKA

Rencana menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh Prof. Dr. J.S. Badudu dan Prof. Sutan Mohammad Zain (2001:1155) adalah rancangan; sesuatu yang disusun untuk suatu pekerjaan nanti.

Dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008, tentang Petunjuk Teknik Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, Perpustakaan Nasional RI, 2008 halaman 4 disebutkan Rencana operasional yang selanjutnya disebut ROP adalah rencana program setiap kegiatan yang memuat latar belakang, tujuan, sasaran, keluaran, metodologi/prosedur kerja dan jadwal pelaksanaan yang akan dikerjakan oleh Pustakawan untuk kurun waktu tertentu dan disetujui oleh pimpinan unit kerja Pustakawan atau pejabat yang ditunjuk.

Dibawah ini penulis mengajukan suatu tafasiran terhadap komponen-komponen ROP yang dimuat dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI, nomor 2 tahun 2008 sebagai berikut :

1 Latar belakang : dalam latar belakang ini adalah dasar suatu perbuatan dan/atau  motif Pustakawan dalam melakukan butir kegiatan;

2 Tujuan : Hasil kegiatan yang ingin diperoleh dari latar belakang dalam rentang waktu jangka panjang

3 Sasaran : Hasil/tahapan kegiatan yang ingin diperoleh dari tujuan dalam rentang waktu tertentu/pendek

4 Keluaran : Hasil kegiatan yang diperoleh baik barang maupun jasa atas suatu kegiatan

5 Metodologi/prosedur kerja : Tata cara untuk memperoleh hasil kegiatan

6 Jadwal pelaksanaan : Ukuran waktu yang diperlukan dalam memperoleh hasil kegiatan

7. Surat tugas

Rencana operasional merupakan rencana yang akan dilaksanakan oleh Pejabat Fungsional Pustakawan dalam kurun waktu tertentu, hal ini belum mencerminkan pelaksanaan tugas yang sesungguhnya, agar rencana tersebut terlaksana dengan baik, maka diperlukan surat tugas yang harus dibuat oleh Atasan langsung/Ketua kelompok pada awal perencanaan kegiatan, surat tugas tersebut adalah :

a.       Surat tugas bagi pejabat fungsional Pustakawan yang akan melaksanakan/mengerjakan butir-butir kegiatan yang menjadi tugas pokonya dalam kurun waktu tertentu. Surat tugas cukup satu yang dibuat pada awal tahun dengan menyebutkan rincian tugas yang akan dilakukan.

b.      Surat tugas yang juga berfungsi sebagai Rencana Kerja Tingkat Pustakawan (RKTP) yang dibuat setiap tahun anggaran oleh masing-masing pejabat Pustakawan. (Contoh : Anak Lampiran 1)

c.       Surat tugas limpah bagi Pustakawan yang melakukan tugas/kegiatan yang bukan tugas pokok sesuai jenjang jbatannya. (Contoh Anak Lampiran 24)

d.      Surat tugas bagi Pustakawan yang mengerjakan suatu paket kegitan tertentu dan/atau yang dikerjakan di luar jam kerja.

e.       Surat tugas bagi Pustakawan yang melaksanakan tugas kegiatan di luar unit kerja yang bersangkutan.

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan analisis dan intepretasi diatas maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

a. Rencana Operasional (ROP) harus dibuat oleh Pejabat Fungsional Pustakawan pada awal tahun

b. Sebagai bahan monitoring dan evaluasi Atasan langsung, surat tugas harus dibuat oleh Atasan langsung Pustakawan.

Saran

a. Penyusunan recana operasional kegiatan kepustakawanan disarankan dilakukan pada setiap awal tahun, sehingga perkiraan perolehan angka kredit akan diketahui baik oleh Pejabat Fungsional Pustakawan maupun Atasan langsung (Pejabat Struktural), dengan demikian dapat dilakukan pembenahan dan penyesuaian pekerjaan dapat dilakukan secara dini.

b. Surat-surat tugas sebagai tindak lanjut dari rencana operasional dapat segera dilakukan sehingga kepastian dalam menjalankan tugas/kegiatan kepustakawanan bagi Pustakawan dapat segera dilakukan, disamping itu penugasan ini juga akan sangat penting bagi Atasan langsung Pustakawan dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja Pejabat Fungsional Pustakwan.

DAFTAR BACAAN

1. Perpustakaan Nasional RI : Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132/KEP/M.PAN/12/2002, Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2006.

2. Perpustakaan Nasional RI: Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun, tentang Petunjuk Teknik Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2008

3. Prof. Dr. J.S. Badudu (Prof. Sutan Mohammad Zain) : Kamus Umum Bahasa Indonesia, Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 2001.

4. Perpustakaan Nasional RI : Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2007, tantang Perpustakaan, Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, 2007.