Contoh Sederhana Menyusun Rencana Kerja Operasional Pelayanan Sirkulasi

Contoh Sederhana Menyusun

Rencana Kerja Operasional Pelayanan Sirkulasi

UPT Perpustakaan UNHAS

Pelayanan Sirkulasi

By jamaluddin

(Pustakawan Madya pada UPT Perpustakaan Universitas Hasanuddin)

1. Latar belakang

 Rencana kerja pelayanan sirkulasi penting dilakukan guna memperoleh pedoman dalam pelaksanaan pelayanan sirkulasi sehingga tujuan dan sasaran yang ditetapkan dapat tercapai.

Pelayanan sirkulasi adalah jenis layanan yang diberikan  kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian pustaka. Ruang lingkup layanan sirkulasi meliputi kegiatan, pendaftaran anggota Unhas maupun Non-Unhas (masyarakat umum), Melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, melakukan penagihan, membuat surat keterangan bebas pinjam, menyusun laporan statistik, dan lain-lain.

2. Tujuan

1.      Memudahkan kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka bagi pemustaka.

2.      Untuk mengetahui bahan pustaka yang sedang dipinjam dan dikembalikkan.

3.      Memungkinkan pengguna mengetahui bahan pustaka yang dipinjam,

4.      Mengetahui siapa yang meminjam, mengembalikkan, terlambat pengembalikka serta siapa pemustaka yang mendapat sanksi

5.      Menjamin kembalinya bahan pustaka yang dipinjam,

6.       Mendapatkan data-data kuantitatif kegiatan layanan sirkulasi.

           C.    Sasaran

1.        Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.

2.      Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.

3.      Menyediakan sarana penelusuran berupa katalog (OPAC)

4.      Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka

5.      Melayani calon dan anggota perpustakaan.

6.      Melayani peminjaman dan penagihan.

7.      Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.

8.      Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.

9.      Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.

10.  Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.

             D.    SARANA

Sarana yang digunakan dalam Pelayanan Sirkulasi  adalah :

1.      Jaringan komputer

2.      MySipisis Pro Versi Web

3.      Komputer dan printer

4.      Id card electric

5.      Barcode reader

6.      Slip peminjaman

7.      Alat tulis kantor

5. Hasil Yang Hendak Dicapai (outcomes)

Besaran hasil yang akan dicapai dalam kurung waktu satu tahun, Jumlah anggota, transaksi peminjaman, pengembalian, bebas pustaka.

6. Metodologi/prosedur kerja kegiatan layanan sirkulasi
1. Menyusun rencana program kerja layanan sirkulasi
2. Melakukan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
3. Melaksanakan penagihan bahan pustaka yang sudah melewati batas tangal pengembalian
4. Melakukan penjajaran koleksi
5. Menerima denda sesuai yang telah ditetapkan
6. Memberikan surat keterangan bebas pinjam
7. Mengelola administrasi keanggotaan perpustakaan
8. Menerima bahan pustaka baru dari pengolahan
9. Mengadakan bimbingan pemustaka
10. Memelihara alat penelusuran informasi berupa OPAC
11. Membuat data statistic sirkulasi
12. Melayani pinjam – antar perpustakaan
13. Mengadakan kerjasama antara pengadaan dan pengolahan dalam hal merevisi dan pemeliharaan koleksi.
14. Membuat laporan bulanan
7. Uraian Kegiatan Layanan Sirkulasi

1.      Administrasi keanggotaan

a.       Calon pemustaka menunjukkan kartu mahasiswa, fotokopi bukti pembayaran SPP  terakhir (semester yang berjalan).

b.      Calon pemustaka mengisi formulir yang telah disiapkan pustakawan pada bagian sirkulasi.

c.       Calon pemustaka menyerahkan pasfoto warna 2 lembar ukuran 2x3 cm.

d.      Formulir yang sudah diisi dilengkapi dengan  pasfoto dikirim ke Bagian administrasi untuk dibuatkan kartu anggota peminjaman, kemudian diinput  ke pangkalan data peminjaman.

e.       Kartu peminjaman ditanda tangani oleh yang bersangkutan kemudian dicap dan dilaminating.

f.       Petugas menyerahkan kartu peminjaman tersebut kepada pemustaka setelah mendatangani bukti pengambilannya.

g.      Pemustaka  yang menghilangkan kartu peminjaman dapat mendaftar  kembali sesuai butir a – f, dengan dikenakan biaya administrasi Rp. 10.000,- (Sepuluh Ribu Rupiah), sementara kartu yang hilang di non- aktifkan penggunaannya.

2.      Peminjaman

a.       Pemustaka menyerahkan buku yang akan dipinjam.

b.      Pustakawan meneliti kondisi buku dan kelayakannya untuk dipinjamkan.

c.       Pustakawan memproses peminjaman dengan melakukan kegiatan sebagai berikut:

1.     Mengisi slip peminjaman.

2.    pustakawan mencocokkan tandatangan pemustaka yang sah.

3.    Menelusur nomor identitas pemustaka, kemudian pustakawan mencocokkan nomor identitas dan nama pemustaka.

4.    Menginput identitas buku.

5.    Pustakawan membubuhi tanggal pengembalian buku.

6.    Pustakawan menyerahkan buku kepada pemustaka

3.      Pengembalian Buku

a.       Pustakawan menerima pengembalian buku dari pemustaka.

b.      Pustakawan mencocokan identitas buku yang  akan dikembalikan, memeriksa kondisi buku.

c.       Pustakawan memproses pengembalian pinjaman pemustaka dengan kegiatan sebagai berikut:

1.        Pustakawan mengecek tanggal  batas akhir peminjaman pemustaka. Apabila terlambat akan dikenakan denda sesuai peraturan yang berlaku.

2.      Pemustaka menyerahkan uang denda sesuai keterlambatannya dan pustakawan memberi tanda bukti pembayaran denda.

d.  Pustakawan mengembalikan buku ke rak, sepanjang buku tersebut tidak dalam keadaan dipesan oleh pemustaka lain.

e.   Apabila buku yang dikembalikan ternyata terjadi kerusakan akan diproses sesuai aturan yang berlaku.

4.      Perpanjangan

a.       Buku yang dikembalikan dapat diperpanjang kembali, sepanjang pinjaman tersebut dalam keadaan tidak dipesan oleh pemustaka lain.

b.      Buku hanya dapat diperpanjang 2 (dua) masa peminjaman

c.       Buku yang sedang diperpanjang, apabila ada pemustaka lain yang membutuhkan, maka harus segera dikembalikan walaupun masa peminjaman belum jatuh tempo.

d.      Proses perpanjangan sama dengan proses peminjaman.

5.      Kartu Bebas Pustaka

1. Melampirkan surat keterangan bebas pustaka dari fakultas/jurusan
2. Melampirkan kartu pemijaman
3. Melampirkan fotokopi SPP terakhir
4. Melampirkan kartu mahasiswa
5. Mahasiswa mendaftarkan diri di petugas pengambilan bebas pustaka
6. Masa berlaku bebas pustaka selama 2 bulan terhitung mulai tanggal dikeluarkannya.
7. Pustakawan memeriksa data peminjam dalam pangkalan data.
8. Apabila pemustaka memiliki pinjaman dan keterlambatan mengembalikan pinjamannya, maka pemustaka yang bersangkutan mengembalikan semua pinjamannya dan melunasi segala tunggakannya sesuai aturan yang berlaku.
9. Pustakawan memblokir pangkalan data dan kartu peminjaman dilubangi agar tidak dapat dipergunakan lagi untuk meminjam pustaka.

6.      Pemesanan pustaka yang sedang terpinjam

a.       Pemustaka menelusuri buku di OPAC.

b.      Setelah ditemukan informasi bahwa buku yang dibutuhkan sedang terpinjam, maka pemustaka dapat memesan pustaka tersebut di bagian sirkulasi

c.       Pustakawan menyerahkan formulir untuk diisi identitas buku yang akan dipesan.

d.      Pustakawan memproses pesanan tersebut melalui pangkalan data. Ketika buku yang dipesan kembali maka pustakawan menepatkannya pada rak khusus

e.       Pustakawan menghubungi pemustaka yang memesan buku tersebut.

f.       Apabila pustaka tersebut tidak dijemput oleh pemesan dalam 2 hari, maka pustakawan mengembalikannya ke rak.

7.      Penerimaan Buku

a.       Pustakawan menerima dan mencocokkan buku sesuai dengan daftar dari bagian pengolahan.

b.      Apabila sesuai, maka buku tersebut disusun di rak

8.      Statistik

a. Pengunjung

b.Peminjaman

c. Kedaan Koleksi

d.      Bebas Pustaka

e. Anggota :

1.   Mahasiswa

2.Dosen

3.Pegawai

f. Data keterlambatan

g.Data peminjam

h.Data stock opname

H.    Jadwal Pelaksanaan

I.       Diketahui Kepala Perpustakaan